3 Mejores Herramientas Para Planificar Un Proyecto

En este artículo te quiero hablar de algunas herramientas para planificar un proyecto (ya sea que estes solo o que tengas un equipo)

Algunas de estas herramientas son gratis y otras son pagadas, pero todas son muy útiles

Herramientas para planificar un poryecto

Asana.

asana herramientas para planificar un proyecto

Asana fue la primera herramienta de organización de proyectos que yo conocí.

Descripción: Lo que te permite Asana es tener un lugar en donde puedes poner toda la lista de tareas que necesitas para tu proyecto.

Puedes tener:

Equipos: Estos son los equipos o departamentos de un proyecto. Por ejemplo, tu equipo de marketing o de desarrollo de producto.

Proyectos: Estos son proyectos específicos que puede tener cada equipo. Por ejemplo, desarrollo del sitio web, desarrollo de imagen del negocio, etc…

Tareas y Subtareas: En esta sección puedes asignar las tareas y subtareas del proyecto para que cada uno de los integrantes sepa “Qué” y “Para Cuando” hay que hacer algo del proyecto.

Funciones:

En Asana tienes varias funciones que son útiles como:

Calendario del proyecto
Fecha de entrega
Agregar archivo al proyecto o tarea (por ejemplo, el lobo definitivo de la marca)
Convertir una tarea en proyecto
Asignar a un usuario o miembro del equipo una tarea.
Chats por proyecto y
Comentarios del proyecto.

¿Cómo sabes si Asana es para ti?

Originalmente Diego mi socio en LeadLabs y yo usábamos Asana pero nos dimos cuenta de algo.

No se adapta muy bien a los #YoPreneurs.

Es decir, la herramienta es muy muy buena si tienes muchos equipos y cada uno de los equipos tiene sus proyectos, así Asana supera a las demás herramientas.

Pero ¿Qué pasa si eres tu y un par de amigos más donde cada miembro del equipo participa en 7 proyecto?

Así, Asana no te sirve.

Imagina que tu estas como Diego y yo.

Diego hace diseño, lleva algunas partes administrativas, desarrolla los productos, desarrolla los sitios y en ocasiones barre y trapea (jajajaja)

¿Cómo lo asignas?

Diego esta en 7 proyectos y crear un equipo para no es suficiente porque el mismo equipo maneja 7 proyectos.

Además, la herramienta es poco visual, por lo que más bien parece una lista de tareas que realmente un administrador práctico de tareas.

Así se ve la interface de Asana

asana interface

BaseCamp (versión 3)

base camp

Basecamp  es otra herramienta para planificar un proyecto y administrar tus tareas.

Descripción. Basecamp es una herramienta un poco más visual que te permite organizar proyectos y tareas.

Puedes tener:

Proyectos: Estos son proyectos específicos que puedes tener sin importar el equipo al que se losa asignes, ya que esta plataforma no trabaja por equipos.

ToDoList: En esta sección puedes asignar las tareasdel proyecto para que cada uno de los integrantes sepa “Qué” y “Para Cuando” hay que hacer algo del proyecto. Es el equivalente a las tareas en Asana.

Funciones.

En Basecamp cuentas con diferentes funciones para trabajar

Calendario del proyecto
Fecha de entrega
Agregar archivo al proyecto o tarea (por ejemplo, el lobo definitivo de la marca)
Asignar a un usuario o miembro del equipo una tarea.
Discusiones por proyecto y
Comentarios del proyecto.

Mi observaciones sobre Basecamp

Basecamp no es una mala herramienta.

De hecho, cuando estaba viendo la opción de cambiarme de Asana a otra plataforma, esta fue mi primera opción.

Lo que me gustó es que no tienes que administrar la plataforma por equipos, si no por proyecto y eso hace que esto sea más fácil

El problema es que al final es igual a Asana.

Tienes una lista de tareas ToDo, un calendario y ya.

A estas herramientas, les falta entender que la colaboración entre personas implica que yo pueda saber si ya empezó una tarea alguno de mis colaboradores o si ya la terminó en una forma visual.

Pero no todo es malo.

De las cosas que tiene Basecamp, es que puede editar un texto en la plataforma.

Imagina que estas escribiendo una carta de ventas y quieres que la revise tu socio o tu amigo.

Con Basecamp puede verla y editarla.

Es decir, puede tener textos en la misma plataforma.

Eso es algo que me gustó mucho de Basecamp

Aquí esta una vista de la interface:

basecamp interface

Trello

trello logo

Trello  es la plataforma que estoy usando actualmente y me parece que es la que mejor se adapta a mis necesidades.

Descripción: En Trello trabajas por proyecto atreves de “Tableros” que no son más que los proyectos.

Puedes hacer listas de tareas.

Las listas de tareas en realidad nosotros las usamos para definir el estatus de la tarea.

Así por ejemplo, si el proyecto página de membresías tiene 27 tareas, las listamos por las categorías “ToDo” “Doing” “Done”

La ventaja que ofrece la plataforma, es que puedo desplazar una tarea de lista en lista, entonces se ve como una fábrica de tareas.

Cada vez que empiezo una tarea, la pongo en “Doing” y Diego puede verlo (así puede saber perfecto los avances de mis proyectos y yo puedo ver los de él).

Cuando hemos terminado la tarea la mandamos a la lista “Done” y con ello sabemos que la hemos terminado, ahora solo falta revisarla entre nosotros.

Funciones:

Calendario del proyecto
Fecha de entrega
Etiquetas para determinar la urgencia
Agregar archivo al proyecto o tarea (por ejemplo, el lobo definitivo de la marca)
Asignar a un usuario o miembro del equipo una tarea.
Comentarios del proyecto o chat.

Mi experiencia con Trello

Tengo poco trabajando con esta herramienta, pero creo que es la que mejor se adapta a mi forma de trabajo y la de Diego.

La herramienta es más bien visual.

En un vistazo puedo saber el estatus del proyecto, qué tareas tengo que hacer y cuando debo entregarlas.

Puede ser que esta herramienta de organización de tareas se quede corta para empresas más grandes, sin embargo, para #YoPreneurs es la que creo que mejor nos acomoda.

interface trello

Algunas herramientas de organización de proyecto que no he utilizado

Creo que es poco útil e hipócrita cuando leo un review de una herramienta y claramente me doy cuenta que la persona no ha usado esa herramienta en su vida.

Es decir, no esta mal porque me dan una lista de herramientas, pero su “review” no me sirve de mucho porque no tienen información que realmente me diga si esa herramienta tiene lo que busco.

Así que no puedo hacerte un review” muy largo de herramientas que no he utilizado, pero te puedo dar la lista para ver si a ti te interesa.

Otras herramientas que puedes utilizar son:

SmartSheet
Wrike
Campfire 
Project bubble
Wave
Pivotal Tracker 

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